Documents de fin de contrat de travail

A la fin du contrat de travail, à l’issue du processus de la rupture conventionnelle, l’employeur doit remettre plusieurs documents au salarié : reçu pour solde de tout compte, certificat de travail et attestation destinée à Pôle emploi. Quelles sont les obligations concernant ces documents et que doivent-ils contenir ?

1er des documents de fin de contrat de travail : le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte est celui des documents qui établit un inventaire des sommes reçues par le salarié à la fin de son contrat de travail.

Ces sommes comprennent :

L’employeur doit établir le reçu pour solde de tout compte (STC) en double exemplaire. L’un revient au salarié avec son dernier bulletin de salaire. Et l’autre à signer par le salarié que l’employeur récupérera et conservera.

Le salarié doit dater le reçu lors de sa signature pour que ce reçu ait un effet libératoire.

Le salarié peut dénoncer le STC dans les 6 mois de sa signature. Et dans ce cas le reçu perd sa valeur probante pour l’employeur. En pratique, le salarié soit n’a pas signé le reçu, soit il doit le dénoncer avant de saisir les prud’hommes.

2ème des documents de fin de contrat de travail : le certificat de travail

Le certificat de travail est un document qui marque la fin du contrat de travail. L’employeur doit donc le délivrer à la fin du contrat de travail. Si des employeurs l’envoient par la poste, le principe légal est que le certificat de travail doit être mis à la disposition du salarié dans l’entreprise. La loi n’impose pas un envoi par courrier. C’est pourquoi on dit qu’il est « quérable et non portable ».

En cas de non-respect de son obligation de remise du certificat de travail, par l’employeur, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes en référé. Et il en est de même si le certificat comporte des informations inexactes. Les salariés ont toutefois intérêt à commencer par contacter leur employeur pour savoir si le document est à leur disposition dans l’entreprise. Et si ce n’est pas le cas de réclamer par téléphone ou par email la remise du document. Puis, enfin, si nécessaire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le cas échéant, en cas de non remise, l’employeur pourrait se voir condamner à une contravention de 4e classe *.

* amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale.

Ce que doit comporter le certificat de travail

Le certificat de travail doit être daté et signé par l’employeur ou son représentant mandaté *. Il est généralement sur papier à en-tête de l’entreprise (les nom, adresse et raison sociale de l’employeur y figurant). Il n’est toutefois pas interdit de l’établir sur papier libre, ce qui sera le cas pour les particuliers employeurs ne disposant pas de papier à en-tête.

* Le DRH lorsqu’il y en a un dans l’entreprise, ou l’un de ses collaborateurs. Ou encore un autre responsable de l’entreprise, ayant un mandat express.

Lorsque la rupture du contrat est consécutive à une liquidation judiciaire, c’est au mandataire judiciaire * qu’incombe l’obligation de remettre le certificat au salarié.

* Personne chargée par le Tribunal de commerce de la liquidation de l’entreprise.

Sur le certificat de travail doivent figurer :

  • les indications concernant l’entreprise (figurant en principe sur le papier à entête) ;
  • les nom et prénom du salarié ;
  • la date d’entrée du salarié dans l’entreprise (date du premier contrat s’il y a eu plusieurs contrats consécutifs, y compris éventuellement un contrat d’apprentissage, période de stage rémunérée et période d’essai) ;
  • la date de sortie des effectifs de l’entreprise ;
  • mais aussi la nature du ou des emplois occupés dans l’entreprise (intitulé des fonctions occupées), et leurs dates de début et de fin respectives ;
  • ainsi que la portabilité, pendant toute la période de chômage du contrat complémentaire santé ;
  • et la portabilité de la prévoyance, si cette couverture est en place dans l’entreprise.

Important : L’employeur ne peut indiquer aucune mention susceptible de porter préjudice au salarié.

3ème des documents de fin de contrat de travail : Attestation pour Pôle Emploi

Pôle Emploi a besoin de cette attestation pour calculer et attribuer ses allocations chômage au salarié. L’employeur doit indiquer les salaires des 36 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel.

L’attestation pour Pôle Emploi * doit être remise au salarié, qui devra la transmettre à Pôle Emploi dans le cadre de sa demande d’allocations chômage. 

* anciennement connue comme l’attestation ASSEDIC

Pourtant l’employeur doit aussi communiquer directement à Pôle Emploi l’attestation, selon des modalités qui dépendent du nombre de salariés dans l’entreprise : Jusqu’à 9 salariés, l’employeur peut adresser l’attestation à Pôle emploi, ou la transmettre en ligne. A partir de 10 salariés, l’attestation doit être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l’espace Employeur. Ou par transmission d’un fichier du logiciel de paie.

Le nombre de salariés pris en compte est celui au 31 décembre précédant la fin du contrat, ou à sa date de création s’il s’agit d’une nouvelle entreprise.

Sanction de la non-remise de l’attestation Pôle emploi

En cas de non remise ou de remise tardive de l’attestation Pôle emploi, le salarié peut saisir le conseil de Prud’hommes, qui appréciera le préjudice pour fixer le montant des dommages et intérêts. En pratique, le préjudice sera constaté lorsque le salarié n’aura pas pu percevoir son allocation de retour à l’emploi comme il l’aurait dû.

La non délivrance de l’attestation est passible d’une amende de 1 500 € pour les personnes physiques et de 7 500 € pour les personnes morales. Les peines sont du double en cas de récidive.

Les entreprises d’intérim (pour leurs salariés envoyés en mission), et les associations intermédiaires (pour leurs salariés mis à disposition), peuvent ne remettre l’attestation que sur demande du salarié. Les relevés mensuels des contrats de mission tiennent lieu d’attestation.

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Article rédigé par Pierre LACREUSE, Sciences-Po Paris, licence en droit et DESS Université de Paris I Panthéon- Sorbonne. Ancien Directeur de la Gestion du personnel et des Relations Sociales, DRH, puis chef d’entreprise (PME). Et aujourd’hui Editeur juridique et relations humaines sur internet.

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