Documents de fin de contrat

Lors de la rupture du contrat de travail, à l’issue du processus de la rupture conventionnelle, l’employeur doit remettre plusieurs documents au salarié : reçu pour solde de tout compte, certificat de travail et attestation destinée à Pôle emploi. Quelles sont les obligations concernant ces documents et que doivent-ils contenir ?

Le reçu pour solde de tout compte

Le reçu pour solde de tout compte établit un inventaire des sommes versées au salarié à la fin de son contrat de travail, consécutive à la rupture conventionnelle.

Ces sommes comprennent :

Le reçu pour solde de tout compte doit être établi en double exemplaire, l’un revenant au salarié avec son dernier bulletin de salaire et l’autre destiné à être signé par lui et conservé ensuite par l’employeur.

Le reçu doit être obligatoirement daté lors de sa signature par le salarié pour avoir un effet libératoire, sauf dénonciation dans les 6 mois.

Le certificat de travail

Un certificat de travail doit être délivré par l’employeur à la fin du contrat de travail. Si des employeurs l’envoient par la poste, le principe légal est que le certificat de travail doit être mis à la disposition du salarié dans l’entreprise. La loi n’impose pas un envoi par courrier ; on dit qu’il est « quérable et non portable ».

En cas de non-respect de son obligation de remise du certificat de travail, par l’employeur, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes en référé si le certificat ne lui est pas transmis ou s’il comporte des informations inexactes. Il est toutefois recommandé aux salariés de commencer par contacter leur employeur pour savoir si le document est à leur disposition dans l’entreprise et si ce n’est pas le cas en réclamant la remise du document par téléphone ou par email, puis si nécessaire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le cas échéant, en cas de non remise, l’employeur pourrait être condamné à une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale).

Ce que doit comporter le certificat de travail

Le certificat doit être daté et signé par l’employeur ou par son représentant mandaté (le DRH lorsqu’il y en a un dans l’entreprise, ou l’un de ses collaborateurs). Il est généralement imprimé sur papier à en-tête de l’entreprise (les nom, adresse et raison sociale de l’employeur y figurant). Il n’est toutefois pas interdit de l’établir sur papier libre, ce qui sera le cas pour les particuliers employeurs ne disposant pas de papier à en-tête.

Lorsque la rupture du contrat est consécutive à une liquidation judiciaire, c’est au mandataire judiciaire chargé de la liquidation de l’entreprise qu’incombe l’obligation de remettre le certificat au salarié.

Sur le certificat de travail doivent figurer :

  • les indications concernant l’entreprise (figurant en principe sur le papier à entête) ; les nom et prénom du salarié ;
  • la date d’entrée du salarié dans l’entreprise (date du premier contrat s’il y a eu plusieurs contrats consécutifs, y compris éventuellement un contrat d’apprentissage) période de stage rémunérée ou période d’essai incluse) ;
  • la date de sortie des effectifs de l’entreprise ;
  • la nature du ou des emplois occupés dans l’entreprise (intitulé des fonctions occupées), et leurs dates de début et de fin respectives ;
  • la portabilité, pendant toute la période de chômage  du contrat complémentaire santé et la portabilité de la prévoyance, si cette couverture est en place dans l’entreprise.

Aucune mention susceptible de porter préjudice au salarié ne peut être indiquée.

Attestation pour Pôle Emploi

Pôle Emploi a besoin de cette attestation pour calculer et attribuer ses allocations chômage au salarié.

L’attestation pour Pôle Emploi * doit être remise au salarié, qui devra la transmettre à Pôle Emploi dans le cadre de sa demande d’allocations chômage.

* anciennement connue comme l’attestation ASSEDIC

Pourtant l’employeur doit aussi communiquer directement à Pôle Emploi l’attestation, selon des modalités qui dépendent du nombre de salariés dans l’entreprise : Jusqu’à 9 salariés, l’employeur peut adresser l’attestation à Pôle emploi, ou la transmettre en ligne. A partir de 10 salariés, l’attestation doit être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l’espace Employeur. Le nombre de salariés pris en compte est celui  au 31 décembre précédant la fin du contrat, ou à sa date de création s’il s’agit d’une nouvelle entreprise.

En cas de non remise ou de remise tardive de l’attestation Pôle emploi, le salarié peut saisir le conseil de Prud’hommes, qui appréciera le préjudice pour fixer le montant des dommages et intérêts. En pratique, le préjudice sera constaté lorsque le salarié n’aura pas pu percevoir son allocation de retour à l’emploi comme il l’aurait dû.

La non délivrance de l’attestation est sanctionnée par une amende de 1 500 € pour les personnes physiques et de 7 500 € pour les personnes morales. Les peines sont doublées en cas de récidive.

Les entreprises d’intérim (pour leurs salariés envoyés en mission), et les associations intermédiaires (pour leurs salariés mis à disposition), peuvent ne remettre l’attestation que sur demande du salarié. Les relevés mensuels des contrats de mission tiennent lieu d’attestation.

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